Tiệc tất niên, hội nghị khách hàng cuối năm: 6 kịch bản cho thuê robot sự kiện tạo dấu ấn

Cuối năm là mùa của tiệc tất niên, hội nghị khách hàng và lễ tri ân đối tác. Doanh nghiệp nào cũng muốn sự kiện của mình được nhắc lại sau khi khách ra về. Tuy nhiên, lịch tổ chức dày đặc khiến các màn chào đón quen thuộc dễ lẫn vào nhau. Vì vậy, dịch vụ cho thuê robot sự kiện đang được nhiều đơn vị cân nhắc như một điểm nhấn mới mẻ. Trong bài này, Roboworld chia sẻ 6 kịch bản ứng dụng, cách chọn dòng robot và những việc cần chuẩn bị trước ngày diễn ra chương trình.

Vì sao sự kiện cuối năm cần một điểm nhấn khác biệt

Với nhiều Doanh nghiệp, tiệc tất niên và hội nghị khách hàng không đơn thuần là buổi gặp mặt. Đây là dịp tổng kết một năm và tri ân đối tác. Thế nhưng, khách mời thường dự liên tiếp nhiều sự kiện trong cùng một tháng. Họ đã quen với backdrop, MC, văn nghệ và quầy check-in. Do đó, một chương trình chỉn chu nhưng thiếu khác biệt vẫn rất dễ bị quên.

Nhân sự thời vụ khan hiếm, hiệu quả tiếp cận thấp

Bên cạnh đó, cuối năm cũng là lúc nhân sự lễ tân, PG và phục vụ khan hiếm nhất. Chi phí thuê ngoài tăng lên, còn chất lượng lại khó đồng đều giữa các ca. Theo ghi nhận của Roboworld, PG thường chỉ tiếp cận khoảng 20-30% khách mời. Ngược lại, robot có thể chủ động tiếp cận hơn 80% khách, tức gấp 3-4 lần. Rõ ràng, đây không chỉ là chuyện “cho vui”, mà là bài toán hiệu quả tiếp cận.

Theo góc nhìn của Roboworld, robot giải được cùng lúc hai việc cho sự kiện cuối năm. Thứ nhất, robot tạo ra khoảnh khắc đáng nhớ, khiến khách chủ động chụp ảnh và chia sẻ. Thứ hai, robot đảm nhận phần việc lặp lại như chào đón, dẫn đường hay mang đồ uống. Nhờ vậy, đội ngũ tổ chức có thêm thời gian chăm sóc những vị khách quan trọng. Ngoài ra, hình thức cho thuê robot sự kiện theo dịp giúp Doanh nghiệp thử công nghệ mà không cần bỏ vốn lớn.

• Khách mời “bão hòa”: nhiều chương trình có kịch bản na ná nhau
• Nhân sự thời vụ khan hiếm: chi phí tăng, chất lượng khó đồng đều
• Khó lan tỏa: ảnh check-in quen thuộc ít được khách chia sẻ
• Muốn hình ảnh đổi mới: nhưng chưa sẵn sàng mua đứt thiết bị

6 kịch bản cho thuê robot sự kiện tạo dấu ấn cuối năm

Không phải sự kiện nào cũng cần dùng robot cho mọi khâu. Thực tế, hiệu quả cao nhất đến từ việc chọn đúng 1-2 điểm chạm then chốt. Dưới đây là 6 kịch bản cho thuê robot sự kiện Roboworld thường tư vấn cho tiệc tất niên và hội nghị khách hàng. Mỗi kịch bản phục vụ một mục tiêu riêng, từ tạo ấn tượng đến truyền tải thông điệp. Quý Đối tác có thể kết hợp nhiều kịch bản tùy quy mô và ngân sách.

Kịch bản 1: Đón khách ngay tại sảnh vào

Ấn tượng đầu tiên hình thành ngay trong vài phút khách bước vào sảnh. Thay vì chỉ có lễ tân đứng chào, robot lễ tân có thể chủ động tiến đến và cất lời chào. Với GreetingBot Nova, màn hình 14 inch Full HD hiển thị lời chào, logo hoặc slogan riêng. Robot còn giao tiếp đa ngôn ngữ, rất hữu ích khi có đối tác nước ngoài. Đặc biệt, khoảnh khắc được robot chào đón thường thành bức ảnh đầu tiên khách chụp trong buổi tối.

Kịch bản 2: Điểm check-in và chụp ảnh lưu niệm

Góc check-in là nơi khách dừng lại lâu nhất trước giờ khai mạc. Khi đặt một robot dán decal thương hiệu cạnh backdrop, góc này lập tức hút khách hơn hẳn. Khách thường xếp hàng chụp ảnh cùng robot, rồi đăng lên mạng xã hội kèm tên sự kiện. Nhờ đó, cho thuê robot sự kiện trở thành một kênh lan tỏa tự nhiên mà không tốn chi phí quảng cáo. Ngoài ra, màn hình robot còn hiển thị mã QR để khách đăng ký hoặc tham gia bốc thăm.

Kịch bản 3: Phát quà, tài liệu và ấn phẩm

Trong hội nghị khách hàng, việc trao tài liệu, catalogue hay quà tặng diễn ra liên tục. Nếu chỉ dựa vào nhân viên, khu vực này dễ ùn khách vào giờ cao điểm. Ngược lại, robot phục vụ nhiều khay có thể mang quà đến tận từng nhóm khách. Theo ghi nhận của Roboworld, robot giúp hiệu quả phát quà và tờ rơi tăng khoảng gấp 3 lần. Quan trọng hơn, khách nhận quà từ robot thường nhớ thương hiệu lâu hơn.

Kịch bản 4: Bưng đồ uống trong giờ đón tiếp và tiệc nhẹ

Trước giờ khai mạc thường có tiệc nhẹ, nước uống và giao lưu tự do. Đây cũng là lúc đội phục vụ phải di chuyển liên tục giữa quầy bar và các nhóm khách. BellaBot với 4 khay, tải tối đa 40kg, có thể đảm nhận phần lớn quãng đường này. Trong khi đó, nhân viên tập trung rót đồ uống, dọn ly và trò chuyện với khách. Kết quả là không gian tiệc chuyên nghiệp hơn, còn đội ngũ bớt quá tải giờ đông nhất.

Kịch bản 5: Dẫn đường đến hội trường, bàn tiệc và khu chức năng

Tại khách sạn lớn hay trung tâm hội nghị, khách thường lúng túng khi tìm phòng. Đặc biệt, chương trình có nhiều phiên song song và khu tiệc riêng càng dễ khiến khách đi nhầm. Robot dẫn đường có thể đưa khách đến đúng hội trường, đúng bàn tiệc. Bên cạnh đó, màn hình robot hiển thị sơ đồ và lịch trình để khách tự tra cứu. Nhờ vậy, ban tổ chức giảm hẳn câu hỏi lặp lại và giữ nhịp chương trình đúng giờ.

Kịch bản 6: Trình chiếu thông điệp và nội dung thương hiệu

Tiệc tất niên hay hội nghị khách hàng luôn có những thông điệp cần truyền tải. Đó có thể là kết quả kinh doanh, sản phẩm mới hoặc lời cảm ơn gửi đối tác. Thay vì chỉ chiếu trên sân khấu, robot có màn hình quảng cáo mang nội dung đi khắp không gian. Chẳng hạn, KettyBot Pro có màn hình 18,5 inch, vừa phát video vừa di chuyển giữa các bàn. Nói cách khác, thông điệp của Doanh nghiệp chủ động tìm đến khách mời.

Chọn dòng robot: GreetingBot Nova, BellaBot hay KettyBot Pro

Sau khi chọn kịch bản, câu hỏi tiếp theo khi cho thuê robot sự kiện là chọn dòng nào. Mỗi dòng có thế mạnh riêng, nên không có lựa chọn “tốt nhất” cho mọi sự kiện. Thay vào đó, Roboworld tư vấn dựa trên mục tiêu chương trình và đặc điểm mặt bằng. Nếu ưu tiên tạo ấn tượng ở sảnh đón, robot lễ tân sẽ phù hợp hơn. Còn khi cần phục vụ đồ uống hay chạy quảng cáo, robot phục vụ có khay hoặc màn hình lớn sẽ phát huy tốt hơn.

GreetingBot Nova – “lễ tân” cho sảnh đón và khu check-in

GreetingBot Nova là robot lễ tân, dẫn đường ứng dụng AI và giao tiếp đa ngôn ngữ. Robot cao khoảng 1,35m, trang bị màn hình 14 inch Full HD và camera 13MP. Thời gian hoạt động khoảng 12-14 giờ, đủ cho cả chương trình từ chiều đến tối. Vì vậy, Nova hợp với kịch bản đón khách, giới thiệu chương trình và dẫn đường. Với hội nghị có khách quốc tế, khả năng đa ngôn ngữ là điểm cộng rõ rệt.

BellaBot và BellaBot Pro – “phục vụ” cho tiệc và khu đón tiếp

BellaBot nổi tiếng với gương mặt mèo máy thân thiện, có 4 khay và tải tối đa 40kg. Robot di chuyển ở tốc độ 0,5-1,2 m/s, đủ linh hoạt giữa các bàn tiệc. Trong khi đó, BellaBot Pro có thêm màn hình LCD 10,1 inch và 18,5 inch. Bản Pro hoạt động khoảng 11 giờ và cần lối đi tối thiểu 65cm. Do đó, bộ đôi này hợp với kịch bản bưng đồ uống, phát quà và tương tác vui nhộn.

KettyBot Pro – “màn hình di động” cho thông điệp thương hiệu

KettyBot Pro có thiết kế nhỏ gọn, kích thước khoảng 43,5 x 45 x 112cm. Robot chỉ cần lối đi tối thiểu 52cm, nên luồn lách tốt khi tiệc đông khách. Điểm mạnh lớn nhất là màn hình quảng cáo 18,5 inch để chạy video, slide hoặc mã QR. Ngoài ra, robot vẫn mang được đồ như một robot phục vụ thông thường. Vì thế, KettyBot Pro thường được chọn cho kịch bản trình chiếu và phát tài liệu.

• Đón khách, dẫn đường, khách quốc tế: GreetingBot Nova
• Bưng đồ uống, phát quà, tạo không khí: BellaBot hoặc BellaBot Pro
• Trình chiếu thông điệp, chạy QR, lối đi hẹp: KettyBot Pro
• Sự kiện quy mô lớn: phối hợp 2-3 dòng robot theo từng khu vực

Chi phí thuê, kỹ thuật viên đi kèm và lịch đặt mùa cao điểm

Mức đầu tư theo từng phương án

Chi phí cho thuê robot sự kiện là điều hầu hết Quý Đối tác quan tâm đầu tiên. Thực tế, mức đầu tư phụ thuộc số lượng robot, số ngày thuê, địa điểm và mức độ tùy biến. Ví dụ, tiệc tất niên nội bộ 1 buổi sẽ khác hẳn hội nghị 2 ngày ở tỉnh khác. Vì vậy, Roboworld xây dựng phương án riêng cho từng chương trình sau khi khảo sát. Cách làm này giúp Doanh nghiệp chỉ trả cho đúng những gì sự kiện cần.

Kỹ thuật viên đi kèm và tùy biến thương hiệu

Với dịch vụ cho thuê robot sự kiện, kỹ thuật viên đi kèm quyết định chương trình có trơn tru hay không. Kỹ thuật viên của Roboworld dựng bản đồ, cài nội dung, chạy thử và xử lý tình huống tại chỗ. Nhờ đó, ban tổ chức không phải tự học vận hành robot đúng lúc bận rộn nhất. Hạng mục này được thống nhất rõ trong phương án báo giá để Doanh nghiệp chủ động ngân sách. Ngoài ra, robot có thể dán decal hoặc khoác “áo” theo nhận diện riêng của thương hiệu.

Lịch đặt trong mùa cao điểm cuối năm

Một lưu ý quan trọng là lịch cho thuê robot sự kiện trong mùa cao điểm. Từ tháng 11 đến trước Tết, các chương trình tất niên và tri ân diễn ra gần như cùng lúc. Do đó, ngày cuối tuần và khung giờ tối thường kín lịch rất sớm. Theo kinh nghiệm của Roboworld, Doanh nghiệp nên chốt lịch ngay khi có ngày tổ chức dự kiến. Như vậy, đội ngũ có đủ thời gian chuẩn bị decal, nội dung màn hình và chạy thử kịch bản.

• Linh hoạt tài chính: chi phí theo dịp thay vì mua đứt thiết bị
• Kỹ thuật viên đi kèm: lắp đặt, vận hành, xử lý tình huống tại chỗ
• Tùy biến thương hiệu: decal, lời chào, nội dung màn hình riêng
• Phủ sóng toàn quốc: Hà Nội, TP.HCM và văn phòng đại diện Đà Nẵng

Checklist chuẩn bị mặt bằng trước ngày sự kiện

Gói cho thuê robot sự kiện chỉ phát huy hết hiệu quả khi mặt bằng được chuẩn bị đúng cách. Nhiều sự cố nhỏ tại sự kiện thực chất bắt nguồn từ khâu khảo sát làm vội. Chẳng hạn, lối đi bị chắn bởi bàn phát sinh, hoặc dây điện vắt ngang sàn. Vì vậy, Roboworld khuyến nghị Doanh nghiệp rà soát mặt bằng cùng kỹ thuật viên từ sớm. Dưới đây là những hạng mục cần kiểm tra để robot vận hành ổn định suốt buổi.

Các hạng mục mặt bằng cần rà soát

• Bề rộng lối đi: tối thiểu 52cm với KettyBot Pro, 65cm với BellaBot Pro
• Mặt sàn: hạn chế bậc cao, dốc gắt và dây điện chạy ngang
• Sơ đồ bàn tiệc: chốt sớm để dựng bản đồ và điểm dừng chính xác
• Điểm sạc: bố trí ổ điện gần khu hậu cần để robot sạc giữa giờ
• Kết nối mạng: wifi ổn định nếu cần cập nhật nội dung tại chỗ
• Chạy thử: dành ít nhất một khung giờ thử toàn bộ kịch bản

Chuẩn bị nội dung và đầu mối phối hợp

Bên cạnh mặt bằng, nội dung hiển thị cũng cần chuẩn bị sớm. Lời chào, logo, video và mã QR nên gửi trước để kỹ thuật viên cài đặt. Ngoài ra, ban tổ chức nên cử một đầu mối phối hợp với kỹ thuật viên suốt sự kiện. Khi kịch bản đổi phút chót, đầu mối này giúp robot được điều chỉnh nhanh chóng. Tóm lại, chuẩn bị kỹ một lần sẽ giúp cả buổi tối diễn ra trơn tru, đúng kỳ vọng.

Vì sao chọn Roboworld cho dịch vụ cho thuê robot sự kiện

Lý do đầu tiên là kinh nghiệm triển khai thực tế tại nhiều doanh nghiệp lớn ở Việt Nam. Roboworld được nhiều nhà máy tin tưởng, như An Phát Xanh, May 10, BM Windows và Hi-Tech Vietnam Apparel. Trong ngành F&B, Roboworld đồng hành cùng Golden Gate với hàng trăm robot trên toàn chuỗi. Chính kinh nghiệm vận hành robot hằng ngày ở nơi đông người giúp đội ngũ xử lý sự kiện chắc tay hơn. Bên cạnh đó, Roboworld đã cung cấp dịch vụ cho thuê robot sự kiện cho nhiều hội chợ, triển lãm và hội thảo.

• Nhà phân phối đầu tiên của PUDU Robotics tại Việt Nam từ 10/2023
• Phân phối chính thức robot Gausium và OrionStar
• Đa dạng dòng robot sự kiện: BellaBot, BellaBot Pro, KettyBot Pro, PuduBot 2, GreetingBot Nova
• Dịch vụ trọn gói: tư vấn kịch bản, khảo sát, tùy biến, vận hành tại chỗ
• Minh bạch pháp lý: hợp đồng rõ ràng, hóa đơn VAT đầy đủ

Trước khi quyết định, Doanh nghiệp nên tham khảo nhiều mẫu robot phục vụ sự kiện cho từng loại hình chương trình. Việc so sánh trước nhiều phương án giúp lựa chọn sát nhu cầu hơn. Ngoài ra, Quý Đối tác có thể xem danh mục và gói dịch vụ tại trang cho thuê robot sự kiện của Roboworld. Từ đó, đội ngũ tư vấn sẽ đề xuất kịch bản và số lượng robot phù hợp quy mô sự kiện.

Câu hỏi thường gặp

Kết luận: Tạo dấu ấn cuối năm bằng dịch vụ cho thuê robot sự kiện

Tiệc tất niên và hội nghị khách hàng là dịp để Doanh nghiệp ghi dấu ấn với nhân viên lẫn đối tác. Thay vì lặp lại kịch bản cũ, chỉ cần 1-2 điểm chạm có robot là chương trình đã khác biệt. Đón khách, check-in, phát quà, bưng đồ uống, dẫn đường và trình chiếu là 6 gợi ý đáng cân nhắc. Khi cho thuê robot sự kiện, hãy chọn đúng dòng robot, chuẩn bị kỹ mặt bằng và chốt lịch sớm. Liên hệ hotline 0981 136 986 (Mr. Minh) hoặc fanpage Roboworld để được tư vấn và giữ lịch robot cho sự kiện cuối năm.