Thuê robot phục vụ mùa cao điểm: 5 tình huống nên thuê thay vì mua đứt

Mỗi mùa cao điểm, các chuỗi F&B lại đối mặt cùng một bài toán quen thuộc. Lượng khách tăng vọt trong vài tuần, nhưng nhân sự thì không tuyển kịp. Nhiều Chủ doanh nghiệp vì thế cân nhắc thuê robot phục vụ thay vì mua đứt ngay từ đầu. Trong bài viết này, Roboworld chia sẻ 5 tình huống nên thuê thay vì mua. Bài cũng gợi ý cách so sánh dòng tiền và rủi ro giữa hai lựa chọn.

Vì sao ngày càng nhiều chuỗi F&B chọn thuê robot phục vụ cho mùa cao điểm

Vài năm gần đây, robot chạy bàn đã trở nên quen thuộc tại các trung tâm thương mại lớn. Tuy nhiên, điều thay đổi rõ nhất không nằm ở công nghệ mà nằm ở cách doanh nghiệp tiếp cận. Trước đây, gần như mọi đơn vị đều mặc định phải mua đứt thiết bị. Hai năm gần đây, số lượt hỏi thuê robot phục vụ theo tháng lại tăng lên khá rõ. Hiện nay, nhiều Chủ doanh nghiệp nhìn robot như một nguồn lực có thể bật tắt theo mùa. Cách này giống như thuê thêm nhân sự thời vụ.

Roboworld cho rằng sự dịch chuyển này khá hợp lý. Đặc thù ngành F&B là doanh thu dao động mạnh theo mùa và theo khung giờ. Một nhà hàng lẩu nướng có thể kín bàn dịp cuối năm. Nhưng vào tháng thấp điểm, quán lại khá vắng. Vì vậy, dồn một khoản đầu tư lớn chỉ cho vài tuần cao điểm là điều cần cân nhắc. Đây không phải lúc nào cũng là quyết định tối ưu.

Ở chiều ngược lại, cũng cần nhìn nhận sòng phẳng rằng thuê không phải luôn rẻ hơn. Nếu robot chạy đều quanh năm, phương án sở hữu sẽ có lợi hơn về dài hạn. Bài toán vì thế không phải là thuê tốt hay mua tốt. Bài toán thật sự là xác định đúng thời điểm và đúng mục đích sử dụng cho từng cơ sở.

Ba đặc điểm khiến thuê robot phục vụ trở thành phương án hợp lý

• Triển khai nhanh: robot chỉ cần lập bản đồ mặt bằng và cấu hình điểm dừng. Việc này thường xong trong ngày.
• Không gắn cố định vào hạ tầng: robot di chuyển tự do trên sàn. Mặt bằng không cần cải tạo trần hay đường ray.
• Giá trị tạo ra thấy được ngay: mỗi lượt bưng khay đều đo được. Nó quy thành quãng đường và thời gian nhân sự tiết kiệm.

Chính ba đặc điểm này khiến việc thuê robot phục vụ khác hẳn nhiều thiết bị tự động hóa khác. Với một dây chuyền cố định, doanh nghiệp gần như buộc phải đầu tư dài hạn. Với robot chạy bàn, Quý Đối tác có thể dùng thử theo tháng. Sau khi đo kết quả, Quý Đối tác mới quyết định mở rộng. Đây cũng là lý do dịch vụ cho thuê robot theo thời vụ ngày càng được chú ý. Nhiều chuỗi đã quan tâm trong hai năm trở lại đây.

Tình huống 1 và 2: mở điểm bán mới và cao điểm lễ Tết ngắn hạn

Tình huống 1 – Mở điểm bán mới, chưa rõ lưu lượng khách thật

Khi khai trương một cơ sở mới, gần như không ai dự báo chính xác được lưu lượng khách. Con số trong kế hoạch kinh doanh thường dựa trên cơ sở cũ hoặc dữ liệu khu vực lân cận. Thực tế vận hành lại phụ thuộc rất nhiều yếu tố. Đó là vị trí tầng, hướng thang cuốn và cả các thương hiệu đặt cạnh. Do đó, mua robot ngay khi chưa có dữ liệu thật là một quyết định khá mạo hiểm.

Trong tình huống này, Roboworld thường tư vấn thuê robot phục vụ trước. Thời gian thuê hợp lý là hai đến ba tháng. Khoảng thời gian đó đủ để cơ sở đi qua giai đoạn khai trương và ổn định lượng khách. Sau đó, doanh nghiệp đã có số liệu thật về số lượt chạy bàn mỗi ngày. Từ những con số này, quyết định mua bao nhiêu máy sẽ chính xác hơn. Nó sát thực tế hơn nhiều so với ước lượng ban đầu.

Tình huống 2 – Cao điểm lễ Tết chỉ kéo dài vài tuần

Đây là tình huống phổ biến nhất mà Roboworld ghi nhận. Nhiều chuỗi lẩu nướng có lượng khách tăng gấp rưỡi đến gấp đôi cận Tết. Cao điểm thường kéo dài ba đến sáu tuần. Nhân sự thời vụ thì vừa khó tuyển vừa cần thời gian đào tạo. Trong khi đó, robot chỉ cần cấu hình một lần là chạy được ngay. Máy cũng không bị ảnh hưởng bởi tâm lý nghỉ việc sau Tết.

Điểm đáng cân nhắc ở đây là chi phí cơ hội. Một khay thức ăn bị chậm mười phút vào giờ cao điểm không chỉ làm khách khó chịu. Nó còn kéo dài thời gian ngồi bàn và làm giảm số lượt quay vòng bàn trong ngày. Vì vậy, khoản chi thuê robot trong vài tuần cao điểm thường được bù lại. Nguồn bù chính là phần doanh thu tăng thêm.

Tình huống 3 và 4: thiếu hụt nhân sự đột ngột và thử nghiệm trước khi nhân rộng

Tình huống 3 – Thiếu hụt nhân sự đột ngột

Ngành dịch vụ vốn có tỷ lệ biến động nhân sự cao, đặc biệt ở vị trí chạy bàn. Một cơ sở mất ba đến bốn nhân viên cùng lúc sẽ lập tức rơi vào tình trạng quá tải. Trong khi đó, quy trình tuyển và đào tạo lại thường mất vài tuần. Khoảng trống đó chính là lúc phương án thuê robot phục vụ phát huy tác dụng rõ nhất.

Robot không thay thế toàn bộ công việc của nhân viên phục vụ. Tuy nhiên, robot gánh được phần việc nặng và lặp lại nhiều nhất. Đó là bưng bê giữa bếp và bàn. Nhờ vậy, nhân sự còn lại có thể tập trung vào việc chăm sóc khách và xử lý tình huống. Nói cách khác, thuê robot trong giai đoạn này giúp giữ chất lượng dịch vụ. Doanh nghiệp không phải tuyển người vội vàng.

Tình huống 4 – Thử nghiệm trước khi nhân rộng ra cả chuỗi

Với các chuỗi từ mười cơ sở trở lên, đầu tư đồng loạt là quyết định lớn. Nó luôn cần dữ liệu đủ thuyết phục. Ban lãnh đạo thường muốn thấy con số thực tế trước khi duyệt ngân sách lớn. Vì vậy, thuê robot phục vụ tại hai hoặc ba cơ sở đại diện là bước đi khôn ngoan. Mỗi cơ sở nên chọn một kiểu mặt bằng khác nhau để dữ liệu thu được đủ đa dạng.

Số liệu từ các dự án Roboworld đã triển khai cho thấy giai đoạn thử nghiệm rất đáng giá. Tại hệ thống Golden Gate, đội robot chạy thử trong một tháng. Kết quả ghi nhận 16.168 nhiệm vụ giao món và 13.226 điểm chạy bàn. Tổng thời gian hoạt động vượt 534 giờ với quãng đường hơn 551 km. Những con số này giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả bằng dữ liệu thật. Cách này thay cho việc chỉ dựa trên cảm nhận.

Một ví dụ khác cũng khá rõ ràng. Tại hệ thống Bánh tráng Phú Cường, bốn máy BellaBot Pro chạy rất năng suất. Chúng thực hiện 2.795 nhiệm vụ chỉ trong 11 ngày. Quãng đường ghi nhận là 112,84 km, tương ứng 117,57 giờ vận hành. Nhờ đó, nhân sự mỗi cửa hàng giảm từ 11 xuống còn 7 người. Mỗi cơ sở tiết kiệm khoảng 40 triệu đồng mỗi tháng.

Tình huống 5: sự kiện, khai trương và hội nghị khách hàng

Tình huống thứ năm hơi khác bốn tình huống trên. Ở đây, mục tiêu chính không phải là tiết kiệm nhân sự mà là tạo điểm nhấn truyền thông. Các sự kiện như khai trương, lễ ra mắt hay hội nghị khách hàng thường rất ngắn. Chúng chỉ diễn ra trong một đến hai ngày. Rõ ràng, không doanh nghiệp nào mua hẳn một máy chỉ để dùng cho sự kiện. Vì vậy, thuê robot theo ngày là lựa chọn hợp lý hơn.

Với nhóm nhu cầu này, Roboworld thường gợi ý các dòng màn hình lớn, tương tác tốt. KettyBot Pro có màn hình quảng cáo 18,5 inch và thân máy rất nhỏ gọn. Kích thước chỉ 43,5 x 45 x 112 cm. Máy đi được lối đi từ 52 cm nên linh hoạt trong không gian đông người. Trong khi đó, GreetingBot Nova đóng vai trò lễ tân, dẫn đường và giao tiếp đa ngôn ngữ. Máy có màn hình 14 inch và pin bền 12 đến 14 giờ.

Những hạng mục nên chốt trước khi thuê robot phục vụ cho sự kiện

• Mặt bằng và lối đi: khảo sát trước độ rộng lối đi và bậc thềm. Chú ý cả thảm dày và khu vực dây điện.
• Nội dung hiển thị: chuẩn bị sẵn video, hình ảnh thương hiệu để nạp vào màn hình robot.
• Kịch bản vận hành: xác định robot đón khách ở đâu, chạy tuyến nào, dừng tại điểm nào.
• Nhân sự đi kèm: thống nhất có cần kỹ thuật viên trực tại chỗ trong suốt sự kiện hay không.
• Nguồn điện và khu sạc: bố trí ổ cắm gần khu vực chờ để robot nạp pin giữa các phiên.

Kinh nghiệm của Roboworld cho thấy khâu khảo sát mặt bằng quyết định phần lớn kết quả. Sân khấu nhiều bậc hoặc thảm quá dày sẽ cản trở robot. Chúng làm hạn chế khả năng di chuyển của máy. Vì vậy, Quý Đối tác nên trao đổi với đơn vị cung cấp sớm. Tốt nhất là trước ngày tổ chức ít nhất một tuần. Khoảng thời gian này đủ để điều chỉnh kịch bản và tránh phát sinh ngoài ý muốn.

Thuê hay mua: so sánh dòng tiền và rủi ro theo quy mô chuỗi

Đến phần quan trọng nhất, Roboworld muốn trao đổi thẳng thắn về bài toán tài chính. Nhiều Chủ doanh nghiệp hỏi chúng tôi rằng nên thuê robot phục vụ hay mua đứt thì lợi hơn. Câu trả lời trung thực là điều đó phụ thuộc vào tần suất sử dụng và tầm nhìn triển khai. Bảng dưới đây tóm tắt cách Roboworld thường phân tích cùng đối tác.

Nhìn vào bảng trên, có thể thấy hai phương án phục vụ hai mục tiêu khác nhau. Thuê giúp doanh nghiệp giữ dòng tiền linh hoạt và hạn chế rủi ro khi chưa chắc chắn. Mua đứt lại tối ưu hơn khi robot đã trở thành một phần cố định của quy trình vận hành. Do đó, không ít chuỗi chọn lộ trình kết hợp. Họ thuê robot ở giai đoạn đầu rồi chuyển dần sang sở hữu.

Bài toán hoàn vốn khi chuyển sang phương án sở hữu

Khi Quý Đối tác quyết định mua, câu hỏi tiếp theo luôn là bao lâu thì hoàn vốn. Thời gian hoàn vốn phụ thuộc nhiều yếu tố. Đó là số ca vận hành mỗi ngày, diện tích mặt bằng và mức lương nhân sự tại địa phương. Theo ghi nhận từ các đối tác của Roboworld, con số khá tích cực. Thời gian hoàn vốn trung bình khoảng 1,5 năm. Con số này khá đáng chú ý. Vòng đời khai thác của robot thường tối thiểu 5 năm. Phần lớn thời gian còn lại chính là giá trị tạo thêm.

Về mức đầu tư, Roboworld không áp một con số chung cho mọi trường hợp. Chi phí phụ thuộc vào cấu hình, số lượng máy và hiện trạng mặt bằng của từng cơ sở. Vì vậy, chúng tôi xây dựng phương án riêng cho từng doanh nghiệp sau khi khảo sát thực tế. Cách làm này giúp Quý Khách hàng tránh đầu tư thừa hoặc thiếu so với nhu cầu thật.

Gợi ý chọn dòng robot theo mô hình kinh doanh

• Nhà hàng lẩu, nướng, tiệc: ưu tiên BellaBot với 4 khay. Máy tải tối đa 40 kg, tốc độ 0,5 đến 1,2 m/s.
• Chuỗi cần thêm màn hình quảng cáo: chọn KettyBot Pro để vừa chạy bàn vừa hiển thị khuyến mãi.
• Nhà hàng cần thu hồi bát đĩa: cân nhắc PuduBot 2. Máy tải 40 kg và chạy liên tục tới 15 giờ. Máy yêu cầu lối đi từ 80 cm.
• Khách sạn, tòa nhà nhiều tầng: chọn FlashBot Max với khoang kín và khả năng tự gọi thang máy.
• Không gian hẹp, nhiều ngóc ngách: KettyBot Pro phù hợp hơn nhờ chỉ cần lối đi từ 52 cm.

Một lưu ý nhỏ nhưng rất hay bị bỏ qua là độ rộng lối đi. Nhiều nhà hàng chọn model theo tải trọng mà quên đo lối đi thực tế giữa các dãy bàn. Khi đó, robot vẫn chạy được nhưng phải né liên tục, làm chậm tốc độ phục vụ. Vì vậy, Roboworld luôn khảo sát mặt bằng trước khi đề xuất model. Điều này áp dụng cả với hợp đồng thuê ngắn hạn.

Roboworld hỗ trợ gì trong gói thuê robot phục vụ

Trước khi nói về dịch vụ, Roboworld muốn nhấn mạnh một điều quan trọng hơn. Giá trị thật của một gói thuê nằm ở khả năng xử lý sự cố. Nó không nằm ở con số trên tờ báo giá. Một robot dừng giữa giờ cao điểm mà không có kỹ thuật viên là rủi ro lớn. Thiệt hại khi đó lớn hơn nhiều khoản tiết kiệm ban đầu. Đây cũng là tiêu chí Quý Đối tác nên đặt lên hàng đầu. Nó quan trọng khi chọn đơn vị cho thuê robot phục vụ.

Vì sao nhiều doanh nghiệp chọn Roboworld

• Kinh nghiệm triển khai thực tế: Roboworld đã đưa robot vào nhiều nhà máy và chuỗi dịch vụ lớn. Nhiều doanh nghiệp đầu ngành tại Việt Nam đã tin tưởng lựa chọn.
• Danh sách đối tác tiêu biểu: An Phát Xanh, May 10, BM Windows, Hi-Tech Vietnam Apparel và Golden Gate.
• Vị thế phân phối: nhà phân phối đầu tiên của PUDU Robotics tại Việt Nam từ tháng 10/2023. Roboworld cũng phân phối chính thức Gausium và OrionStar.
• Dịch vụ trọn vòng đời: khảo sát mặt bằng, lắp đặt và lập bản đồ. Kèm theo là đào tạo nhân sự, bảo hành và hỗ trợ vận hành.
• Đội kỹ sư tại hai đầu cầu: nhân sự kỹ thuật có mặt tại Hà Nội và TP.HCM. Nhờ vậy, thời gian hỗ trợ khi cần được rút ngắn.
• Thủ tục minh bạch: hợp đồng rõ ràng kèm hóa đơn VAT đầy đủ cho doanh nghiệp.

Trong một gói thuê tiêu chuẩn, Roboworld sẽ khảo sát mặt bằng trước. Sau đó, đội ngũ vận chuyển và lập bản đồ ngay tại chỗ. Đội kỹ thuật cũng hướng dẫn nhân sự của Quý Đối tác. Họ được dạy cách gọi máy, đổi tuyến và xử lý lỗi cơ bản. Trong suốt thời gian thuê, phần bảo trì và thay thế linh kiện thuộc trách nhiệm của chúng tôi. Nhờ vậy, doanh nghiệp chỉ cần tập trung vào việc phục vụ khách.

Ngoài ra, Roboworld cũng hỗ trợ Quý Khách hàng đọc dữ liệu vận hành sau mỗi đợt thuê. Báo cáo gồm số nhiệm vụ, quãng đường và thời gian hoạt động của từng máy. Đây chính là cơ sở để quyết định có nên mở rộng hay không. Một số đơn vị muốn tham khảo thêm mặt bằng chung của dịch vụ robot cho thuê tại Việt Nam. Việc đối chiếu nhiều nguồn cũng là cách làm hợp lý trước khi chốt phương án.

Câu hỏi thường gặp

Kết luận: khi nào nên thuê robot phục vụ thay vì mua đứt

Tóm lại, thuê robot phục vụ phù hợp nhất với năm tình huống đã phân tích ở trên. Đó là khi mở điểm bán mới hoặc bước vào cao điểm lễ Tết ngắn hạn. Đó cũng là khi thiếu hụt nhân sự đột ngột. Ngoài ra còn là khi cần thử nghiệm trước lúc nhân rộng và khi tổ chức sự kiện. Ngược lại, có trường hợp cơ sở đã ổn định lượng khách và robot chạy đều quanh năm. Khi đó, mua đứt sẽ tối ưu hơn về dài hạn.

Điều quan trọng là Quý Đối tác không nên quyết định chỉ dựa trên cảm tính. Một buổi khảo sát mặt bằng và vài tuần dữ liệu thực tế là đủ. Chúng thường giúp trả lời câu hỏi thuê hay mua. Roboworld sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp ngay từ bước đầu tiên. Dù Quý Đối tác chọn thuê hay đầu tư sở hữu, chúng tôi luôn hỗ trợ. Quý Đối tác vui lòng liên hệ hotline 0981 136 986 (Mr. Minh) để được khảo sát mặt bằng và nhận phương án phù hợp cho mùa cao điểm sắp tới.