6 khu vực trong bệnh viện nên đưa robot dẫn đường và vận chuyển vào trước

Nhiều bệnh viện muốn tự động hóa nhưng chưa biết nên bắt đầu từ đâu. Robot dẫn đường và robot vận chuyển thường được nhắc tới đầu tiên, song không phải khu vực nào cũng nên làm ngay. Roboworld chia sẻ góc nhìn về 6 khu vực đáng đưa robot vào trước, dựa trên kinh nghiệm khảo sát mặt bằng thực tế. Bài viết cũng gợi ý một lộ trình thí điểm ba tháng để hạn chế rủi ro đầu tư.

Vì sao bệnh viện là môi trường phù hợp cho robot dịch vụ

Bệnh viện là nơi có mật độ di chuyển nội bộ rất lớn. Điều dưỡng, hộ lý và nhân viên hậu cần liên tục đi lại giữa các khoa. Phần lớn quãng đường đó phục vụ những việc lặp lại, ít đòi hỏi chuyên môn. Đó chính là nhóm việc mà robot có thể gánh bớt một cách hợp lý.

Roboworld cho rằng bài toán ở bệnh viện khác hẳn nhà hàng hay nhà máy. Yếu tố quyết định không phải tốc độ, mà là tính ổn định và khả năng dự đoán. Một chuyến giao chậm vài phút thường chấp nhận được. Nhưng một chuyến giao sai khoa, sai người nhận lại là chuyện hoàn toàn khác. Vì vậy, tiêu chí chọn khu vực triển khai cần đặt lên trước tiêu chí chọn model.

Theo quan sát của chúng tôi, ba đặc điểm sau khiến một khu vực dễ tự động hóa thành công:

• Tuyến đi lặp lại: cùng một lộ trình được đi nhiều lần mỗi ngày, ít thay đổi
• Hạ tầng ổn định: sàn phẳng, lối đi đủ rộng, thang máy có thể tích hợp tín hiệu gọi
• Đầu việc đo được: số chuyến, số kilômét và thời gian tiết kiệm có thể thống kê rõ ràng

Ngược lại, các khu vực có yếu tố cấp cứu, phòng mổ hoặc khu cách ly đặc biệt nên để lại giai đoạn sau. Không phải vì robot không làm được, mà vì quy trình y tế ở đó phức tạp hơn nhiều. Doanh nghiệp nên dành các khu vực này cho giai đoạn mở rộng, khi đội ngũ đã quen vận hành. Bên dưới là 6 khu vực Roboworld thường khuyến nghị làm trước.

Khu vực 1: sảnh tiếp đón – robot dẫn đường giảm tải quầy hướng dẫn

Sảnh tiếp đón gần như luôn là điểm nghẽn đầu tiên của một bệnh viện đông bệnh nhân. Buổi sáng, quầy hướng dẫn phải trả lời liên tục những câu hỏi rất giống nhau. Phòng khám ở tầng nào, lấy số ra sao, khu xét nghiệm đi lối nào. Nhân viên vì thế mất phần lớn thời gian cho việc chỉ đường thay vì xử lý các tình huống khó.

Đây là lý do robot dẫn đường thường được đưa vào trước tiên. Robot đứng ngay khu vực chờ, chủ động chào và trả lời các câu hỏi phổ biến. Khi cần, robot có thể dẫn khách đi tới đúng khu vực rồi quay lại vị trí trực. Nhờ vậy, quầy hướng dẫn chỉ còn tiếp nhận những trường hợp thực sự cần con người.

Ở nhóm này, Roboworld thường tư vấn robot lễ tân GreetingBot Nova của OrionStar. Model này có màn hình 14 inch độ phân giải Full HD và camera 13MP. Kích thước 55,8 × 52,5 × 135 cm, nặng 56 kg, thời lượng hoạt động 12-14 giờ. Khả năng giao tiếp đa ngôn ngữ cũng hữu ích với các bệnh viện có bệnh nhân nước ngoài.

Khu vực 2: tuyến vận chuyển bệnh phẩm giữa các khoa

Tuyến từ các khoa lâm sàng tới khoa xét nghiệm là một trong những tuyến bận rộn nhất. Mỗi ngày có hàng chục, thậm chí hàng trăm lượt đi lại chỉ để mang mẫu. Người đi thường là điều dưỡng hoặc hộ lý, tức là nhân sự đang thiếu ở hầu hết bệnh viện. Quy đổi ra thời gian, đây là khoản hao hụt rất lớn nhưng ít khi được thống kê.

Robot vận chuyển khoang kín phù hợp với tuyến này hơn robot khay hở. Đồ được đặt vào khoang, đóng lại và chỉ mở ở điểm đến. Nhờ vậy, mẫu bệnh phẩm không bị va chạm hay tiếp xúc ngoài ý muốn trên đường đi. Mỗi chuyến cũng được ghi nhận lại, giúp bộ phận quản lý truy vết khi cần đối chiếu.

Trong danh mục Roboworld đang phân phối, robot FlashBot Max là lựa chọn hay được nhắc tới. Model này có 2-4 ngăn chứa, tải trọng 60 kg và khả năng gọi thang máy tự động. Chính khả năng gọi thang máy mới là điểm quyết định trong tòa nhà nhiều tầng. Nếu thiếu tính năng này, robot sẽ phải chờ người bấm hộ và toàn bộ lợi ích bị triệt tiêu.

Khu vực 3: nhà thuốc và kho vật tư y tế

Nhà thuốc nội trú và kho vật tư có đặc điểm rất giống một kho hàng thu nhỏ. Hàng đi ra theo đợt, lặp lại theo giờ và có danh mục rõ ràng. Nhân sự kho thường phải đẩy xe tay qua nhiều hành lang dài mỗi ca. Đây là dạng công việc tốn sức nhưng không tạo ra giá trị chuyên môn.

Với tuyến này, Roboworld thường gợi ý tách làm hai nhóm để chọn thiết bị cho đúng. Nhóm hàng nhỏ, cần bảo mật thì dùng robot khoang kín như FlashBot Max. Nhóm hàng cồng kềnh theo lô lại hợp với robot vận chuyển tải nặng, ví dụ dòng PUDU T300 với tải trọng 300 kg. Việc tách nhóm ngay từ đầu giúp tránh tình trạng mua một model rồi dùng sai mục đích.

Một lưu ý thực tế là cửa kho và ngưỡng cửa. Nhiều kho vật tư có gờ cửa cao hoặc lối vào hẹp do kê thêm giá kệ. Roboworld luôn đo lại các điểm này khi khảo sát, trước khi chốt phương án. Chi tiết nhỏ đó thường quyết định robot chạy trơn tru hay phải dừng giữa chừng.

Khu vực 4: khu buồng bệnh và khu lưu trú người nhà

Giao suất ăn và đồ dùng tới buồng bệnh là đầu việc lặp lại theo đúng khung giờ. Ba bữa mỗi ngày, cùng một tuyến, cùng một danh sách phòng. Đặc điểm này khiến khu buồng bệnh trở thành ứng viên tự động hóa rất rõ ràng. Người phục vụ nhờ đó có thêm thời gian cho việc chăm sóc trực tiếp.

Cách vận hành phổ biến là robot dừng chờ ngay trước cửa phòng. Người nhận tự mở khoang lấy đồ, robot đóng khoang rồi đi tiếp chuyến sau. Quy trình này giảm tiếp xúc không cần thiết giữa nhân viên và khu vực điều trị. Với bệnh viện đang siết kiểm soát nhiễm khuẩn, đó là một lợi ích đáng cân nhắc.

Ở khu vực buồng bệnh, chiều rộng lối đi là yếu tố kỹ thuật cần kiểm tra trước. Các model có yêu cầu khác nhau, nên không thể chọn theo cảm tính. Ví dụ PuduBot 2 cần lối đi từ 80 cm, trong khi KettyBot Pro chỉ cần khoảng 52 cm. Với hành lang có xe đẩy, tủ thuốc kê sát tường, con số này rất dễ bị hụt so với bản vẽ.

Khu vực 5: hành lang và sảnh chờ – bài toán vệ sinh ngoài giờ cao điểm

Sàn hành lang và sảnh chờ ở bệnh viện luôn phải sạch, gần như suốt cả ngày. Tuy nhiên, giờ cao điểm lại không phải lúc thích hợp để lau dọn. Nhân sự vệ sinh vì thế thường dồn việc vào sáng sớm hoặc đêm muộn. Đây chính là hai khung giờ khó tuyển người và chi phí nhân công cao nhất.

Robot vệ sinh giải quyết bài toán này theo hướng khác. Robot chạy theo lịch đặt sẵn, kể cả khung giờ ít người. Chất lượng làm sạch giữa các ca cũng đồng đều hơn so với làm thủ công. Ngoài ra, dữ liệu diện tích đã làm sạch được ghi lại nên rất dễ nghiệm thu.

Với mặt bằng hành lang và sảnh, dòng PUDU CC1 thường được cân nhắc trước. Model này làm 4 chức năng gồm quét, hút, lau và chà, năng suất 700-1.000 m² mỗi giờ. Nếu khu vực nhỏ và nhiều ngóc ngách, PUDU SH1 nhỏ gọn 17 kg lại hợp hơn. Nhìn chung, các dòng robot vệ sinh công nghiệp hiện đã khá phổ biến tại thị trường trong nước.

Khu vực 6: khu khám dịch vụ và khu hành chính

Khu khám dịch vụ có đặc thù riêng so với khu khám thường. Bệnh nhân ở đây kỳ vọng trải nghiệm gần với dịch vụ khách sạn hơn. Đó là lý do nhiều bệnh viện chọn khu này làm nơi thí điểm robot dẫn đường. Hình ảnh hiện đại tạo ra cảm nhận tích cực ngay từ bước tiếp đón.

Khu hành chính cũng có một nhóm việc phù hợp mà ít người để ý. Hồ sơ, biểu mẫu và tài liệu vẫn được luân chuyển thủ công giữa các phòng. Robot khoang kín có thể đảm nhận phần luân chuyển này theo lịch cố định. Cách làm đó vừa giảm việc vặt, vừa hạn chế thất lạc giấy tờ.

Kiểm soát nhiễm khuẩn và an toàn khi có robot trong bệnh viện

Đây là câu hỏi Roboworld nhận được nhiều nhất khi làm việc với các bệnh viện. Mối lo thường nằm ở hai điểm: robot có va vào người không, và robot có mang mầm bệnh đi khắp nơi không. Cả hai đều là băn khoăn chính đáng và cần được xử lý bằng quy trình, không chỉ bằng thiết bị. Roboworld quan niệm rằng công nghệ chỉ phát huy tác dụng khi đi kèm quy trình rõ ràng.

Về an toàn di chuyển, các model đang phân phối đều dùng cảm biến và bản đồ nội bộ. Robot giảm tốc và dừng khi phát hiện người cắt ngang. Trong giai đoạn đầu, chúng tôi khuyến nghị giới hạn tốc độ thấp hơn mức tối đa. Sau vài tuần, khi nhân viên và bệnh nhân đã quen, tốc độ mới nâng dần lên.

Về nhiễm khuẩn, điểm mấu chốt nằm ở quy trình vệ sinh chính robot. Một số nguyên tắc nên được đưa vào quy định nội bộ ngay từ đầu:

• Phân tuyến rõ ràng: robot chở bệnh phẩm không dùng chung khoang với robot chở suất ăn
• Lịch khử khuẩn cố định: lau khoang chứa và bề mặt tiếp xúc theo ca, có ký xác nhận
• Điểm dừng cố định: robot chỉ dừng ở vị trí đã quy định, không đỗ tùy tiện tại hành lang
• Phân quyền mở khoang: chỉ người có mã hoặc thẻ mới mở được khoang chứa

Lộ trình thí điểm 3 tháng trước khi nhân rộng

Roboworld thường khuyên các bệnh viện không triển khai đồng loạt ngay từ đầu. Lý do không nằm ở chi phí, mà nằm ở khả năng hấp thụ của đội ngũ vận hành. Một lộ trình ba tháng, chia làm ba giai đoạn, thường cho kết quả ổn định hơn. Cách làm này cũng giúp ban lãnh đạo có dữ liệu thật để quyết định mở rộng.

Tháng 1: khảo sát và chạy một tuyến duy nhất

Giai đoạn đầu chỉ nên chọn một tuyến rõ ràng nhất, thường là tuyến bệnh phẩm hoặc tuyến suất ăn. Đội kỹ thuật đo mặt bằng, dựng bản đồ và cài các điểm dừng. Song song, nhân sự trực tiếp được đào tạo cách gọi robot và xử lý tình huống thường gặp. Mục tiêu của tháng này là làm cho một tuyến chạy đúng, chưa cần nhanh.

Tháng 2: mở rộng sang tuyến thứ hai và đo số liệu

Khi tuyến đầu đã ổn, bệnh viện mới mở thêm một tuyến khác tính chất khác biệt. Đây là lúc bắt đầu ghi nhận số chuyến, quãng đường và thời gian tiết kiệm. Số liệu nên do chính bộ phận vận hành ghi nhận, không phải do nhà cung cấp báo cáo. Nhờ vậy, kết quả đưa ra hội đồng sẽ có sức thuyết phục cao hơn nhiều.

Tháng 3: chuẩn hóa quy trình rồi mới nhân rộng

Tháng cuối dành cho việc viết lại quy trình dựa trên những gì đã chạy thật. Ai gọi robot, ai nhận, xử lý ra sao khi robot báo lỗi, tất cả cần thành văn bản. Sau đó, bệnh viện mới tính tới việc tăng số lượng robot hoặc mở thêm khu vực. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, bước chuẩn hóa này quyết định phần lớn thành công về sau.

Về bài toán đầu tư, mức chi phí phụ thuộc cấu hình, số lượng và hiện trạng mặt bằng. Vì vậy, Roboworld xây dựng phương án riêng cho từng đơn vị sau khi khảo sát thực tế. Thời gian hoàn vốn cũng thay đổi theo diện tích, số ca vận hành và mức lương nhân công tại địa phương. Theo ghi nhận từ các đối tác đang vận hành cùng Roboworld, thời gian hoàn vốn trung bình khoảng 1,5 năm. Con số này đáng chú ý khi vòng đời khai thác của robot thường tối thiểu 5 năm.

Vì sao nên chọn Roboworld làm đơn vị đồng hành

Điều Roboworld tự tin nhất là kinh nghiệm triển khai thực tế trên nhiều loại mặt bằng. Chúng tôi đã lắp đặt và vận hành robot cho nhiều nhà máy, chuỗi dịch vụ và tòa nhà lớn tại Việt Nam. Chính những dự án đó tạo ra kho tình huống mà tài liệu kỹ thuật không mô tả hết. Nhờ vậy, đội ngũ khảo sát nhìn ra rủi ro sớm hơn và tư vấn sát thực tế hơn.

Trong số các đơn vị đã tin tưởng lựa chọn Roboworld có An Phát Xanh, May 10, BM Windows, Hi-Tech Vietnam Apparel Factory và Golden Gate. Ngoài kinh nghiệm, Quý Đối tác còn nhận được các cam kết sau:

• Vị thế phân phối: Roboworld là nhà phân phối đầu tiên của PUDU Robotics tại Việt Nam từ 10/2023, đồng thời phân phối chính thức Gausium và OrionStar
• Dịch vụ trọn vòng đời: khảo sát, lắp đặt, đào tạo, bảo hành và hỗ trợ vận hành sau bàn giao
• Kỹ sư tại hai miền: đội kỹ thuật đặt tại Hà Nội và TP.HCM, rút ngắn thời gian có mặt khi cần
• Thủ tục minh bạch: hợp đồng đầy đủ và hóa đơn VAT, thuận tiện cho khâu nghiệm thu nội bộ

Danh mục hiện tại của chúng tôi gồm nhiều nhóm khác nhau, từ robot lễ tân, robot phục vụ tới robot vận chuyển và robot vệ sinh. Quý Khách hàng có thể tham khảo đầy đủ tại trang sản phẩm của Roboworld. Với bệnh viện, chúng tôi thường tư vấn phương án mua đứt hoặc trả góp theo giai đoạn. Cách chia giai đoạn giúp đơn vị kiểm chứng hiệu quả trước khi cam kết ngân sách lớn.

Câu hỏi thường gặp

Kết luận: nên đưa robot dẫn đường vào khu vực nào trước

Câu trả lời ngắn gọn là hãy bắt đầu từ nơi công việc lặp lại nhiều nhất. Sảnh tiếp đón, tuyến bệnh phẩm và tuyến suất ăn thường là ba điểm cho kết quả rõ ràng nhất. Robot dẫn đường phù hợp cho khu vực tiếp xúc bệnh nhân, còn robot khoang kín hợp với tuyến vận chuyển nội bộ. Sau khi ba khu vực này ổn định, việc mở rộng sang kho vật tư, khu vệ sinh và khu dịch vụ sẽ nhẹ nhàng hơn nhiều.

Điều quan trọng cuối cùng vẫn là chọn đúng model cho đúng mặt bằng. Một buổi khảo sát thực tế thường tiết kiệm cho bệnh viện rất nhiều chi phí về sau. Quý Đối tác quan tâm có thể liên hệ hotline 0981 136 986 (Mr. Minh) để đặt lịch khảo sát và nhận phương án phù hợp từ Roboworld.