Dịch vụ cho thuê robot: 6 điều khoản doanh nghiệp cần đọc kỹ trước khi ký hợp đồng thuê

Từ tiệc tất niên, hội nghị khách hàng đến lễ khai trương hay vài tuần chạy thử tại nhà hàng, dịch vụ cho thuê robot đang trở thành lựa chọn quen thuộc của nhiều doanh nghiệp muốn tạo dấu ấn mà không phải bỏ vốn mua thiết bị. Tuy vậy, hợp đồng thuê robot khác khá nhiều so với thuê âm thanh, ánh sáng hay nhân sự thời vụ, bởi robot là thiết bị công nghệ cần mặt bằng phù hợp, cần người vận hành và có nội dung hiển thị riêng trên màn hình. Bài viết dưới đây chia sẻ góc nhìn của Roboworld về 6 điều khoản Quý Đối tác nên đọc kỹ trước khi ký, kèm một checklist ngắn để chương trình diễn ra trọn vẹn.

Vì sao dịch vụ cho thuê robot ngày càng phổ biến

Sự kiện, triển lãm và mùa cao điểm cần điểm nhấn ngắn hạn

Nhìn vào lịch hoạt động của phần lớn doanh nghiệp, có thể thấy nhu cầu tạo ấn tượng mạnh thường dồn vào một vài thời điểm trong năm như lễ khai trương, hội nghị khách hàng, triển lãm chuyên ngành hay tiệc tất niên. Ở những dịp này, một robot biết chào khách, dẫn đường, chở đồ uống hoặc chạy video thương hiệu trên màn hình tạo ra sức hút tự nhiên mà standee hay băng rôn khó làm được. Theo ghi nhận từ các chương trình Roboworld đã đồng hành, robot tiếp cận được hơn 80% lượt khách đi ngang khu vực hoạt động, cao gấp khoảng 3-4 lần so với cách mời chào truyền thống. Thế nhưng, mua đứt một robot chỉ để dùng vài ngày lại là bài toán khó cân đối, vì phần lớn thời gian còn lại thiết bị sẽ nằm yên trong kho.

Chính khoảng trống đó khiến nhu cầu thuê robot cho sự kiện tăng nhanh trong vài năm gần đây. Doanh nghiệp chỉ trả chi phí theo đúng số ngày sử dụng, có thể tăng hoặc giảm số lượng robot theo quy mô chương trình và không phải tự lo khâu vận hành. Với nhà hàng, khách sạn hay bệnh viện, thuê theo tuần hoặc theo tháng còn là cách chạy thử robot ngay trên mặt bằng thật, có số liệu thật để trình ban lãnh đạo trước khi quyết định đầu tư. Quý Đối tác có thể đọc thêm phân tích mua đứt hay thuê robot theo từng mô hình kinh doanh để thấy rõ khi nào nên chọn hướng nào.

Những dòng robot dịch vụ thường được thuê

Hiện nay, các dòng robot được thuê nhiều nhất cho sự kiện và mùa cao điểm đều thuộc nhóm robot dịch vụ, trong đó mỗi dòng mạnh ở một vai trò khác nhau nên việc chọn đúng model ngay từ đầu sẽ quyết định phần lớn hiệu quả chương trình:

• GreetingBot Nova: lễ tân, chào khách và dẫn đường bằng giọng nói, màn hình 14 inch, hoạt động 12-14 giờ
• BellaBot và BellaBot Pro: gương mặt mèo máy thân thiện, chở đồ uống và quà tặng trên nhiều khay
• KettyBot Pro: màn hình quảng cáo 18,5 inch, thân nhỏ gọn, đi được lối đi từ 52 cm
• PuduBot 2: chở nhiều khay cho tiệc buffet, tiệc đông khách, cần lối đi từ 80 cm
• FlashBot Max: khoang kín giao đồ, hợp với khách sạn và tòa nhà cần giao nhận giữa các tầng

Dù chọn dòng nào, hợp đồng thuê vẫn cần được đọc kỹ ở 6 điều khoản dưới đây, bởi đây là những điểm thường phát sinh hiểu lầm nhất giữa bên thuê và bên cho thuê sau mỗi chương trình.

Điều khoản 1 và 2: phạm vi bàn giao robot, kỹ thuật viên, vận chuyển và lắp đặt

Phạm vi bàn giao là điều khoản nền tảng, vì mọi tranh luận về chi phí hay trách nhiệm sau này đều quay về câu hỏi bên cho thuê đã cam kết cung cấp những gì. Một báo giá chỉ ghi chung chung “thuê robot 1 ngày” sẽ khiến doanh nghiệp khó đối chiếu khi có sự cố, trong khi một phụ lục liệt kê rõ từng hạng mục giúp hai bên làm việc trên cùng một mặt bằng thông tin.

Điều khoản 1 – robot, số lượng và khung giờ hoạt động

Trước hết, hợp đồng nên ghi đúng tên dòng robot, số lượng, ngày giờ hoạt động và địa điểm cụ thể, thay vì chỉ ghi “robot phục vụ” hay “robot lễ tân” một cách chung chung. Lý do là mỗi dòng robot có kích thước, khả năng di chuyển và thời lượng pin khác nhau. Chẳng hạn BellaBot Pro cần lối đi tối thiểu 65 cm trong khi PuduBot 2 cần lối đi từ 80 cm, nên việc đổi model vào phút chót có thể làm lệch cả kịch bản đã duyệt. Khung giờ hoạt động cũng cần tách bạch giữa thời gian robot chạy chính thức với thời gian setup và chạy thử trước giờ khai mạc, để tránh hiểu nhầm khi tính thời gian phát sinh.

Điều khoản 2 – kỹ thuật viên, vận chuyển, lắp đặt và thu hồi

Hạng mục thứ hai là các dịch vụ đi kèm, gồm kỹ thuật viên vận hành tại chỗ, vận chuyển robot đến địa điểm, lắp đặt, dựng bản đồ, cài điểm dừng và thu hồi sau sự kiện. Ở góc nhìn của Roboworld, kỹ thuật viên là hạng mục không nên cắt giảm, bởi sảnh hội nghị hay tiệc tất niên luôn đông người, nhiều vật cản di động và cần người điều chỉnh lộ trình ngay tại chỗ. Doanh nghiệp nên hỏi rõ kỹ thuật viên có mặt từ lúc nào đến lúc nào, trực suốt chương trình hay chỉ hỗ trợ setup ban đầu, vì hai phương án này khác nhau đáng kể cả về chi phí lẫn mức độ an tâm. Một phụ lục bàn giao rõ ràng thường có các mục sau:

• Tên dòng robot, số lượng và mã thiết bị được bàn giao
• Thời gian setup, chạy thử, hoạt động chính thức và thu hồi
• Phạm vi công việc của kỹ thuật viên trong suốt thời gian thuê
• Điểm giao nhận, phương án vận chuyển và người ký nhận của hai bên
• Tình trạng robot lúc bàn giao, có ảnh chụp hoặc biên bản xác nhận

Điều khoản 3 và 4: trách nhiệm khi robot hỏng hóc hoặc va chạm

Đây là nhóm điều khoản nhiều doanh nghiệp bỏ qua vì nghĩ rằng robot hiếm khi gặp sự cố. Thực tế, sự kiện đông người luôn tiềm ẩn những tình huống ngoài dự kiến như khách vô tình làm đổ nước lên robot, trẻ em leo trèo hay va đập trong lúc di chuyển. Ghi rõ trách nhiệm từ trước giúp cả hai bên xử lý bình tĩnh thay vì tranh cãi ngay giữa chương trình.

Điều khoản 3 – khi robot gặp lỗi kỹ thuật trong giờ hoạt động

Với lỗi kỹ thuật phát sinh từ chính thiết bị, hợp đồng nên ghi rõ thời gian phản hồi, cách xử lý tại chỗ và phương án thay thế nếu robot không thể tiếp tục hoạt động. Một sự kiện chỉ diễn ra vài giờ, nên mỗi phút gián đoạn đều đáng giá. Doanh nghiệp cũng nên hỏi về quy trình kiểm tra robot trước khi giao, chẳng hạn robot có được sạc đầy và chạy thử trên mặt bằng thật hay không. Tại Roboworld, robot được kiểm tra, sạc đầy và chạy thử trước giờ sự kiện, đồng thời kỹ thuật viên có mặt trong thời gian thuê để xử lý ngay khi có tình huống phát sinh.

Điều khoản 4 – khi va chạm hoặc hư hại do tác động bên ngoài

Khó hơn là những trường hợp robot bị hư hại do tác động bên ngoài, như bị va đập, bị đổ chất lỏng, bị di chuyển khi chưa có kỹ thuật viên hoặc phải hoạt động trên mặt bằng không phù hợp. Thay vì đợi đến lúc xảy ra mới bàn, hai bên nên thống nhất từ đầu cách phân định giữa lỗi thiết bị và lỗi sử dụng, cách lập biên bản ghi nhận hiện trạng, cũng như mức trách nhiệm của mỗi bên trong từng trường hợp. Điều khoản này nên đi kèm yêu cầu về mặt bằng, vì robot phục vụ hoạt động tốt nhất trên sàn phẳng trong nhà hoặc thảm mỏng, còn khu ngoài trời, sân cỏ, dốc hay bậc thang cần được kỹ thuật viên khảo sát trước.

Ở chiều ngược lại, Quý Đối tác cũng nên hỏi về trách nhiệm của bên cho thuê nếu robot va chạm gây ảnh hưởng đến khách mời hay tài sản tại địa điểm tổ chức. Các dòng robot dịch vụ hiện nay đều có hệ thống cảm biến để nhận diện và tránh người, vật cản. Tuy nhiên, việc bố trí lộ trình hợp lý, giới hạn tốc độ ở khu đông người và có kỹ thuật viên giám sát vẫn là lớp bảo vệ quan trọng nhất.

Điều khoản 5: nội dung, kịch bản và bản quyền hình ảnh trên màn hình robot

Một trong những lý do doanh nghiệp thuê robot là để hiển thị logo, video thương hiệu và lời chào riêng, vì vậy hợp đồng cần nói rõ ai cung cấp nội dung, ai cài đặt và hạn chót gửi file là khi nào. Theo quy trình của Roboworld, doanh nghiệp gửi logo, video và lời chào trước sự kiện khoảng 2 ngày để kỹ thuật viên cài sẵn lên màn hình và giọng nói của robot, nhờ đó còn thời gian chạy thử và chỉnh sửa. Với robot lễ tân như GreetingBot Nova, kịch bản còn gồm các câu chào, câu trả lời thường gặp và những vị trí cần dẫn khách tới, nên càng chuẩn bị sớm thì robot càng giao tiếp tự nhiên.

Bản quyền hình ảnh, âm nhạc và quyền sử dụng hình ảnh sự kiện

Điểm hay bị bỏ sót là bản quyền của chính nội dung chạy trên màn hình robot, gồm video có nhạc nền, hình ảnh người mẫu, logo của nhà tài trợ hay đối tác đồng tổ chức. Thông thường, bên cung cấp nội dung là bên chịu trách nhiệm về quyền sử dụng, do đó doanh nghiệp nên rà lại các file trước khi gửi, đặc biệt với nhạc nền và hình ảnh lấy từ internet. Ngoài ra, hai bên nên thống nhất việc dùng hình ảnh, video quay tại sự kiện cho mục đích truyền thông sau này, chẳng hạn có được đăng lên kênh của mỗi bên hay không và cần che những thông tin nào. Danh sách nội dung nên chốt trong hợp đồng hoặc phụ lục gồm:

• Logo, video, hình ảnh hiển thị trên màn hình và định dạng file
• Lời chào, câu trả lời mẫu và ngôn ngữ sử dụng
• Hạn chót gửi nội dung và số lần chỉnh sửa
• Decal hoặc trang trí trên thân robot nếu có
• Quyền sử dụng hình ảnh, video sự kiện của mỗi bên

Nếu đang lên ý tưởng cho chương trình cuối năm, Quý Đối tác có thể tham khảo các kịch bản robot cho tiệc tất niên và hội nghị khách hàng để chuẩn bị nội dung sát với từng khoảnh khắc.

Điều khoản 6: chi phí phát sinh ngoài giờ, tỉnh xa và đổi lịch

Phần lớn tranh luận sau sự kiện không đến từ giá thuê chính mà đến từ các khoản phát sinh, nên điều khoản chi phí cần được đọc kỹ không kém phạm vi bàn giao. Mức đầu tư cho một chương trình phụ thuộc dòng robot, số lượng, số ngày thuê, địa điểm và các hạng mục thương hiệu, vì vậy Roboworld xây dựng báo giá riêng theo từng cấu phần sau khi nắm rõ nhu cầu. Quý Đối tác có thể xem thêm cách tính chi phí thuê robot phát tờ rơi theo ngày để hình dung các cấu phần chính trước khi làm việc với nhà cung cấp.

Ngoài giờ và kéo dài chương trình

Sự kiện kéo dài hơn dự kiến là chuyện rất thường gặp, nhất là với tiệc tất niên hay gala buổi tối, khi phần giao lưu thường vượt kịch bản thêm vài chục phút. Hợp đồng nên quy định rõ khung giờ chuẩn, cách tính khi robot và kỹ thuật viên phải ở lại thêm, cũng như ai là người xác nhận thời gian phát sinh tại chỗ, để tránh tình trạng mỗi bên giữ một con số khác nhau khi quyết toán.

Địa điểm ở tỉnh xa

Với các chương trình ngoài khu vực trung tâm, chi phí vận chuyển, đi lại và lưu trú của kỹ thuật viên có thể thay đổi đáng kể. Bên cạnh đó, lịch setup tại khách sạn hay trung tâm hội nghị đôi khi chỉ được phép vào ban đêm hoặc sáng sớm. Roboworld đặt kho robot tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, phục vụ nội thành và các tỉnh lân cận, còn với tỉnh xa sẽ báo riêng phí vận chuyển để doanh nghiệp chủ động ngân sách ngay từ đầu.

Đổi lịch, hủy lịch và giữ chỗ

Cuối cùng là điều khoản đổi hoặc hủy lịch, một tình huống khá phổ biến khi sự kiện phụ thuộc thời tiết, khách mời hay kế hoạch của ban tổ chức. Doanh nghiệp nên đọc kỹ mốc thời gian được đổi lịch, khoản thanh toán giữ chỗ được xử lý ra sao và hạn chót xác nhận số lượng robot, bởi lịch robot vào cuối tuần và mùa cuối năm thường kín sớm. Trong quy trình của Roboworld, sau khi nhận báo giá, doanh nghiệp được giữ lịch 24 giờ để trình duyệt nội bộ, rồi mới ký hợp đồng và thanh toán giữ chỗ.

Checklist trước khi ký hợp đồng dịch vụ cho thuê robot

Để Quý Đối tác dễ đối chiếu, Roboworld tóm tắt những câu hỏi nên có câu trả lời bằng văn bản trước khi ký hợp đồng dịch vụ cho thuê robot. Danh sách này dùng được cho cả thuê ngắn ngày cho sự kiện lẫn thuê theo tuần, theo tháng để thí điểm tại nhà hàng hay khách sạn:

• Dòng robot, số lượng và khung giờ hoạt động đã ghi đúng chưa
• Kỹ thuật viên trực suốt chương trình hay chỉ hỗ trợ setup
• Báo giá đã tách riêng vận chuyển, lắp đặt, thu hồi và nội dung thương hiệu chưa
• Cách xử lý khi robot lỗi kỹ thuật và khi hư hại do tác động bên ngoài
• Hạn chót gửi logo, video, lời chào và quyền sử dụng hình ảnh sự kiện
• Cách tính ngoài giờ, phí tỉnh xa và điều kiện đổi, hủy lịch
• Mặt bằng đã được khảo sát chưa, nhất là khu ngoài trời, dốc hoặc thảm dày

Về thời gian, Quý Đối tác nên đặt lịch trước khoảng 3-7 ngày, còn với mùa cao điểm cuối năm, tiệc tất niên hay các ngày cuối tuần thì nên chốt sớm hơn, bởi mỗi robot chỉ phục vụ được một sự kiện tại một thời điểm. Với nhu cầu gấp trong 24-48 giờ, Roboworld vẫn có thể hỗ trợ nếu còn robot trong kho, tuy nhiên thời gian chuẩn bị nội dung và khảo sát mặt bằng khi đó sẽ bị rút ngắn đáng kể.

Vì sao doanh nghiệp chọn dịch vụ cho thuê robot của Roboworld

Khi chọn đối tác cho thuê, Roboworld cho rằng điều quan trọng không nằm ở việc robot trông bắt mắt đến đâu. Điều đáng hỏi hơn là đơn vị đó đã vận hành robot trong môi trường thật bao nhiêu lần và có đủ người để xử lý tình huống ngay tại chỗ hay không. Những lý do doanh nghiệp tin tưởng Roboworld:

• Kinh nghiệm triển khai thực tế: được nhiều doanh nghiệp và nhà máy lớn tại Việt Nam tin tưởng lựa chọn
• Khách hàng tiêu biểu: Golden Gate, May 10, An Phát Xanh, BM Windows, Hi-Tech
• Nhà phân phối chính hãng: nhà phân phối đầu tiên của PUDU Robotics tại Việt Nam từ 10/2023, đồng thời phân phối chính thức Gausium và OrionStar
• Đội ngũ kỹ thuật toàn quốc: kỹ sư tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, văn phòng đại diện tại Đà Nẵng
• Minh bạch hợp đồng: báo giá chi tiết theo từng hạng mục, có hợp đồng và hóa đơn VAT

Riêng ở mảng F&B, chỉ sau một tháng vận hành, 13 robot BellaBot Pro tại chuỗi Golden Gate đã ghi nhận 16.168 nhiệm vụ giao món và hơn 551 km di chuyển, cho thấy robot đáp ứng tốt nhịp độ đông khách liên tục. Với doanh nghiệp đang thuê để thí điểm trước khi đầu tư, theo ghi nhận từ các đối tác đang vận hành cùng Roboworld, thời gian hoàn vốn trung bình khoảng 1,5 năm, trong khi vòng đời khai thác của robot thường tối thiểu 5 năm. Danh mục robot và các kịch bản đang được ưa chuộng được cập nhật tại trang dịch vụ cho thuê robot sự kiện của Roboworld.

Câu hỏi thường gặp

Kết luận: đọc kỹ 6 điều khoản để dịch vụ cho thuê robot phát huy trọn giá trị

Dịch vụ cho thuê robot giúp doanh nghiệp tạo điểm nhấn cho sự kiện, đáp ứng mùa cao điểm hay thí điểm công nghệ mà không cần bỏ vốn lớn, nhưng giá trị đó chỉ trọn vẹn khi hợp đồng được thống nhất rõ ràng ngay từ đầu. Sáu điều khoản về phạm vi bàn giao, dịch vụ đi kèm, lỗi kỹ thuật, va chạm, nội dung trên màn hình và chi phí phát sinh chính là những điểm Quý Đối tác nên đọc kỹ trước khi đặt bút ký. Khi mọi chi tiết đã thành văn bản, ngày diễn ra sự kiện chỉ còn việc vận hành và đón nhận hiệu ứng mà robot mang lại.

Liên hệ ngay hotline 0981 136 986 (Mr. Minh) để Roboworld tư vấn dòng robot, kịch bản và gửi báo giá chi tiết theo từng hạng mục cho chương trình sắp tới của Quý Đối tác.